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Préparation à la reprise

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Constituer un groupe « Référents Covid »

Selon la taille de votre entreprise et votre secteur d’activité, ce projet pourra être soutenu par une ou de préférence deux personnes ressources voire par un petit groupe de travail constitué de :

  • Membres de la direction
  • Représentant des salariés dont des représentants du CSE
  • des personnes ressources : services généraux, informaticien, juriste…

Les missions du groupe :

  • Se tenir informé au quotidien de la situation dans l’entreprise d’un point de vue technique, organisationnel et humain
  • Réfléchir aux réadaptations régulières afin de permettre la poursuite de l’activité en favorisant la qualité du travail et la qualité de vie au travail 
  • Les maitres mots : coordination, collaboration et communication
  • L’équipe pluridisciplinaire du SEMSI reste à votre disposition pour vous accompagner dans ce processus de reprise

Préparer les locaux

Aménager les locaux pour respecter une distanciation physique

Il est impératif de faire respecter la distanciation physique d’1 mètre minimum entre chaque personne, au poste de travail aussi, soit 4m2 par personne en tenant compte des flux de circulation. Un marquages au sol permettra de matérialiser les distances.

>> Limiter le nombre de personne dans la même pièce (y compris salle d’attente/ascenseur) :

  • Privilégier les bureaux individuels 
  • Utilisation d’un bureau sur 2 pour éloigner les postes de travail
  • Travailler en dos à dos plutôt qu’en face à face

Exemple pour envisager la suface utile par personne dans un espace de travail :

Un espace de travail de 30 m2 est habituellement occupé par 6 bureaux de 1,5 m2, une grande armoire de 4 m2 et une surface de circulation de 5 m2.surface utile

La surface résiduelle (surface effectivement disponible pour les occupants) est donc de :

SR = 30–(6x1,5)–4–5 = 12 m2

La jauge (critère d’occupation maximale des espaces (minimum 4m² /personne) serait donc de :

J = 12/4 = 3

3 personnes maximum peuvent donc être présentes simultanément dans cet espace

>> Limiter au maximum la proximité et le croisement des salariés :

  • Identifier les différents flux de personnes et de marchandises, les zones de circulation, d’affluence et d’attente
  • Séparer dans la mesure du possible les flux d’entrée et de sortie
  • Les circulations de piétons seront vérifiées ou revues afin d’éviter les croisements de salariés, selon le principe de la marche en avant. Les voies à sens unique seront privilégiées. Un balisage ou repérage au sol permettra de matérialiser ces circulations séparées
  • Matérialiser des distances minimales d’accès auprès de salariés en postes fixes
  • Mettre en place des barrières physiques entre les personnes (écrans translucides…)
  • Utiliser des équipements pour éviter le travail à plusieurs (aide mécanique pour le transport de charges lourdes…)
  • Utiliser des moyens de communication à distance pour éviter des déplacements de contrôle ou d’information

Gérer le nettoyage des locaux 

Etablir une procédure de nettoyage et de désinfection avec périodicité et suivi (nettoyage fréquent des surfaces et objets régulièrement touchés, nettoyage journalier des sols, matériels roulants et infrastructures de transport).

Nettoyage des surfaces de travail, des équipements de travail, des outils, des poignées de portes et boutons, des rampes, des robinets, des distributeurs de savon, des interrupteurs, des zones de paiement si présence de terminal de paiement, des équipements communs (machines à café, photocopieurs,…), des sièges, des bornes d’accueil et des salles d’attente….

Proscrire l’utilisation d’aspirateur, préférer le lavage-désinfection humide, avec bandeau à usage unique imbibé d’un produit contenant un tensioactif. Les bandeaux à usage unique sont à jeter dans un sac en plastique étanche via filière des ordures ménagères.

Quels produits utiliser ?

Tout d’abord nettoyage avec un détergent classique. Si nécessaire, désinfecter avec de l’eau de javel diluée ou avec tout autre produit désinfectant validé par la norme EN 14476

Consultez le document : conseils d'entretien des locaux de travail

Ventiler/aérer les locaux

Au vu des données actuelles, le coronavirus se transmet essentiellement par inhalation de gouttelettes émises, par une personne porteuse du virus.

Par mesure de précaution, il peut être recommandé de vérifier si les systèmes de ventilation et de climatisation sont en état de fonctionnement optimal. Une aération régulière des locaux par ouverture des fenêtres est souhaitable, même en dehors de ce contexte infectieux : veiller donc à aérer les locaux au moins 15 minutes toutes les 3 heures.

En complément, un certain nombre de mesures de prévention pourraient éventuellement limiter la quantité de gouttelettes dans le milieu ambiant, telles que :

  • En l’absence de ventilation mécanique, aération régulière des locaux par ouverture des fenêtres
  • Ne pas obstruer les entrées d’air, ni les bouches d’extraction
  • Pour les bâtiments équipés d’un système de ventilation mécanique simple flux ou double flux, maintien de la ventilation et fermeture les portes
  • Dans le cas des bâtiments équipés d’une centrale de traitement d’air, maintien de l’apport d’air extérieur et arrêt si possible du recyclage (afin de fonctionner en "tout air neuf")

Il convient de tester la faisabilité de ces mesures techniques en s'assurant qu'elles maintiennent des conditions de température et d’hygrométrie acceptables.

Préparer le matériel

  • Installer un plexiglass pour les postes en contact avec le public
  • Suspendre l’utilisation des fontaines à eau et mettre à disposition des bouteilles individuelles ou gourdes individuelles
  • Eviter les machines à café communes (conseiller de venir avec son thermos) ainsi que les distributeurs
  • Etablir une procédure de nettoyage et de désinfection régulier (tables, chaises, robinets, poignées, interrupteurs…)
  • S’assurer de l’approvisionnement de produits désinfectants et de lingettes nettoyantes, de savon, de gels hydroalcooliques et de matériels de masques

Pour se fournir en matériels de protection

Masques grand public

https://masques-pme.laposte.fr/ plateforme de commercialisation et de distribution de 10 millions de masques "grand public" lavables et réutilisables pour les petites et très petites entreprises


Masques chirurgicaux

https://www.cdiscount.com/masques avec le soutien des Chambres de Commerce et d’Industrie et des Chambres de Métiers et de l’Artisanat


Autres protections

https://smartidf.services/fr/industrie-solidarite-covid19 le Conseil Régional Ile de France a créé une plateforme en ligne de mise en relation des entreprises d’Ile de France qui produisent et des entreprises qui veulent acheter (masques, gels, visières, gants…)
https://stopcovid19.fr/customer/account/login/ commandes en grande quantité/regroupement de commandes

Des relais pour les entreprises

CCI départementales, branches professionnelles, organisations patronales …

  • Organisation de commandes groupées
  • Mise en relation avec des fournisseurs

Pour les citoyens

Mairies, bureaux de presse/tabac, pharmacies, supermarchés…

Adapter l'organisation du travail

Organiser le travail

  • Le télétravail doit être privilégié, organisé et managé et adapté
  • Adapter la charge de travail : intégrer dans les objectifs de chacun, les contraintes induites sur le temps de travail
  • Mettre en place prioritairement les mesures collectives (télétravail, horaires en décalés, limiter les réunions en présentiel, plexiglass… ). Si malgré tout la distanciation ne peut être respectée, rendre obligatoire le port du masque
  • Privilégier :
    • Des équipes fixes (afin de réduire le nombre de personnes contacts
    • Une personne par bureau
  • Informer les salariés que leurs espaces de travail doivent être réorganisés, réattribués pour prévenir le risque de contagion
  • Matérialiser les espaces de travail, d’attente, le sens de circulation ...(rubans, adhésifs au sol)
  • Etablir des procédures pour l’accès des visiteurs et des clients :
    • Définir la capacité de l’espace d’accueil en fonction de la superficie, la configuration et l’activité (surface résiduelle).
    • Retirer toute brochure ou magazine.
    • Si possible, recevoir sur rendez-vous, décaler les horaires de rendez vous, faire patienter à l’extérieur
    • Limiter les déplacements des personnes extérieures dans la structure et le nombre de personnes rencontrées
  • En Flex office, attribuer un poste fixe
  • Instaurer un protocole de nettoyage du poste, des machines par l’opérateur avant chaque prise de poste et en fin de période de travail
  • Autant que possible, organiser le travail de façon à limiter le nombre d'échanges de machines ou de matériels
  • Eviter les réunions et les rassemblements de personnes dans des espaces réduits

  • Favoriser la communication par courrier électronique, téléphone, audioconférence ou visioconférence

Organiser la vie collective

  • L’arrivée et le départ du site
    • Prévoir des arrivées et départs en « décalé » afin de limiter les goulots d’étranglement
    • Condamner les tourniquets
    • Mettre à disposition une « zone d’entrée » avec marquage au sol :
      • Retirer son masque si nécessaire avec poubelles à pédale
      • Se laver les mains et/ou mettre à disposition du gel hydro-alcoolique
      • Fournir les EPI du site (possibilité de remettre un kit salarié)
  • Afficher des consignes générales d’hygiène

  • Les ascenseurs et leur utilisation
    • Prioritairement seul , sinon privilégier les escaliers
    • Pour des situations d’étages élevés, les personnes handicapées, etc. : port des EPI obligatoires (masques…)
    • Un chiffon jetable pour les commandes et les portes (poubelle à pédale à proximité)
    • Le pied pour repousser les portes 
  • Espaces de déplacement (couloir, parking…)
    • Les espaces de déplacements et notamment les couloirs sont restreints. Laisser autant que possible les portes des bureaux ouvertes favorisera :
      • Le dégagement d’une personne qui doit en croiser une autre
      • Ne pas avoir à ouvrir les portes limitant l’utilisation des poignées et le risque de transmission du virus
    • Organiser un sens de circulation dans les zones le permettant 
  • Organiser les pauses repas 

Cas du restaurant d’entreprise (s'il est ouvert)

  • 0rganiser des roulements pour les pauses
  • Idéalement prévoir un sens de circulation (gel SHA aux portes)
  • Proposer principalement des plats déjà prêts et emballés. Privilégier les repas froids (limite l’attente et les manipulations)
  • Permettre la distanciation de 2m à table
  • Supprimer les carafes, les condiments en libre service et les fontaines à eau manuelles

Salles de repos et de restauration

  • Permettre la distanciation de 2m minimum entre les personnes.
  • Si celle ci n’est pas envisageable, organiser des roulements pour les pauses.
  • Utiliser une lingette avant et après l’utilisation de matériels et machines communes : chaises, tables, machine à café, four à micro ondes, réfrigérateur, vaisselle…
  • Toute nourriture arrivant sur le site doit être emballée pour être nettoyée avant d’être entreposée au réfrigérateur
  • Equiper les espaces avec des poubelles à pédales et sacs jetables
  • Les espaces fumeurs
    • Limiter l’accès en fonction de l’espace
    • Proposer des cendriers individuels afin de limiter la proximité
    • Mise à disposition de gel hydro-alcoolique
  • Les sanitaires
    • Evaluer les besoins de sanitaires en fonction du nombre de personnes sur site
      (diminuer la charge de nettoyage des locaux communs quand c’est possible)
    • Adapter le nombre de personnes à la taille des locaux :
    • Supprimer les urinoirs trop proches
    • Matérialiser des espaces d’attente à l’extérieur
    • S’assurer de la mise à disposition de savons et essuie mains jetables
    • Mettre à disposition lingettes désinfectantes
  • La gestion des déchets
    • Disposer des poubelles à pédales (ou autres système sans utilisation manuelle) avec double sacs dans tous les lieux le nécessitant : entrée et sortie, espaces de repos, espaces sanitaires, près des ascenseurs
    • Ce qui signifie aussi : s’assurer que ces poubelles soient régulièrement vidées…

Courrier et livraisons

  • Privilégier le mail au courrier
  • Le courrier et les livraisons entrants restent en attente pendant 24h après leur arrivée avant d’être traité
  • Une personne est seule affectée à cette tâche une fois par jour :
    • Porter un masque
    • Ouvrir les enveloppes 
    • Se laver les mains 
    • Scanner le courrier et l’envoyer au bon destinataire par voie numérique
  • Lorsque les livraisons ne peuvent pas attendre :
    • Porter un masque
    • Désinfecter les cartons et produits avant rangement
    • Séparer les cartons et emballages de leur contenu
  • Pas de livraisons personnelles au sein de l’entreprise

Intégrer le coronavirus dans le document unique

Votre groupe de «Référents Covid» met en place et assure le suivi des mesures de prévention spécifiques à cette situation épidémique. Comme toutes vos démarches de prise en compte des risques et de prévention, vous devez impérativement les intégrer à votre Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels. (DUERP).

Démarche conseillée par le Ministère du travail :

  • Identifier, analyser et évaluer les situations de travail pour lesquelles les conditions de transmission du coronavirus (COVID 19) peuvent se trouver réunies = risque biologique
  • Évaluer les risques nouveaux générés par le fonctionnement dégradé de l’entreprise = RPS, travail isolé, télétravail, activité partielle, risque chimique, TMS …
  • Mettre en place un plan d’actions

Consultez la rubrique : https://semsi.fr/w/fichier-conseil_a_la_mise_a_jour_de_votre_duerp-1078.html

Etablir une conduite à tenir en cas de salarié présentant des symptômes COVID-19 au travail

Anticipez cette situation en créant une procédure affichée et connue de tous, en collaboration avec votre médecin du travail. Appel au 15 si situation d’urgence uniquement.

  1. Isoler le salarié et ne pas permettre l’accès à sa zone de travail
  2. Faire appel aux sauveteurs secouristes du travail, et prendre toutes les mesures de protections (gants, masques…)
  3. Permettre son retour à domicile, l’inviter à prendre contact avec son médecin traitant
  4. Aérez sa zone de travail
  5. Procédez au nettoyage et désinfection simple des lieux et des outils
  6. Prendre contact avec le service de santé au travail
  7. Communiquez et rassurez : les mesures de préventions existaient déjà et sont établies pour éviter la contagion

Téléchargez la fiche : covid19_conduite_tenir_suspicion

Pour accéder aux autres chapitres du guide pour la reprise d'activité