Règlement intérieur de l’Association des adhérents du Semsi

En vigueur au 19 février 2019

PREAMBULE

Le présent règlement intérieur est établi en application de l’article 19 des statuts du SEMSI. Il complète lesdits statuts et précise le fonctionnement du SEMSI, les conditions de formation et de résiliation du contrat entre le SEMSI et ses adhérents, les obligations réciproques du SEMSI et de ses adhérents.

Le SEMSI est une association à but non lucratif bénéficiant d’un agrément de la Direction Régionale des Entreprises, de la Concurrence, de la Consommation, du Travail et de l’Emploi (DIRECCTE). Il a pour objet l’organisation, le fonctionnement et la gestion d’un service interentreprises de santé au travail dans les conditions prévues par le titre II du livre 6 du Code du Travail et ses décrets d’application.

Le SEMSI rend compte à la DIRECCTE de son organisation, de son fonctionnement et de l’atteinte de ses objectifs et obligations de manière périodique dans le cadre d’un Contrat Pluriannuel d’Objectifs et de Moyens (CPOM) déclinant le Plan Régional Santé Travail.

TITRE I – Gouvernance et Fonctionnement de l’Association

L’ASSEMBLEE GENERALE

Article 1 – L’assemblée générale

L’adhésion au SEMSI donne à l’employeur la qualité de membre du SEMSI, laquelle se perd soit par démission soit par radiation du contrat.
Chaque membre du SEMSI peut participer aux Assemblées Générales du Service à condition d’être à jour de ses cotisations. Un membre du SEMSI peut se faire représenter aux Assemblées Générales ordinaires ou extraordinaires par un autre membre du SEMSI ou son président, en lui donnant un pouvoir en bonne et due forme.

LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

Article 2 – L’instance dirigeante : le Conseil d’administration

Le Service de santé au travail est administré paritairement par un Conseil d’administration, conformément aux statuts et à la réglementation en vigueur.
Il est composé de 10 membres qui sont des personnes physiques et sont :
▪ 5 représentants des employeurs désignés par les entreprises adhérentes,
▪ 5 représentants des salariés des entreprises adhérentes, désignés par les organisations syndicales représentatives au niveau national et interprofessionnel.
Les membres du Conseil d’Administration sont élus ou désignés pour quatre ans.

LA COMMISSION DE CONTROLE

Article 3 – L’instance de surveillance : la Commission de contrôle

La Commission de contrôle est constituée, dans les conditions fixées par les dispositions réglementaires en vigueur, à l’initiative du Président du SEMSI et doit être composée de deux tiers de représentants des salariés et d’un tiers de représentants des employeurs.
Son Président est élu parmi les représentants des salariés conformément aux dispositions légales.
Le Président du SEMSI et le Président de la commission de contrôle conviennent de la répartition des sièges. Si le nombre de membres de la Commission de contrôle n’atteint pas neuf, à défaut de candidatures, un procès-verbal de carence est établi par le Président du SEMSI.
La Commission de contrôle élabore son propre règlement intérieur qui précise ses conditions de fonctionnement conformément aux textes en vigueur.

LA COMMISSION MEDICO-TECHNIQUE

Article 4 – La Commission médico-technique

Conformément aux dispositions légales, la Commission médico-technique, qui se réunit au moins trois fois par an, a pour mission de formuler des propositions relatives aux priorités du Service et aux actions à caractère pluridisciplinaire conduites par ses membres.
La commission médico-technique élabore son propre règlement intérieur.
Elle communique ses conclusions au Conseil d’Administration et les tient à la disposition du médecin inspecteur du travail.

LE PROJET DE SERVICE

Article 5 – Le projet pluriannuel de Service

L’association établit un projet de Service au sein de la Commission médico-technique, lequel projet est soumis pour approbation au Conseil d’administration et fait l’objet d’une communication auprès des adhérents du SEMSI.
Le Projet de Service est un processus de pilotage et d’organisation de la santé au travail qui est basé sur l’analyse des besoins et attentes des adhérents en tenant compte des spécificités territoriales et répondant à une obligation légale (loi du 11-867 du 20 juillet 2011 relative à l’organisation de la médecine du travail).
En fonction du secteur d’activité dont relève l’entreprise adhérente, une action de prévention collective peut être initiée par le SEMSI dans le cadre du projet pluriannuel de service et du contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens, en lien avec le Plan Régional Santé Travail.

LE CPOM

Article 6 – Le Contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens

Conformément à la réglementation en vigueur, les priorités du Service sont précisées, dans le respect des missions générales, des orientations de la politique nationale en matière de protection et de promotion de la santé et de la sécurité au travail, d’amélioration des conditions de travail, ainsi que de son volet régional, et en fonction des réalités locales, dans le cadre d’un contrat pluriannuel d’objectifs et de moyens, conclu entre le service, d’une part, l’autorité administrative et les organismes de sécurité sociale compétents, d’autre part, après avis des organisations d’employeurs, des organisations syndicales de salariés représentatives au niveau national et des agences régionales de santé.

L’AGREMENT

Article 7 – L’agrément

En application des dispositions législatives et réglementaires, le SEMSI fait l’objet d’un agrément pour une période maximum de 5 ans, renouvelable, par le Directeur régional des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi, après avis du Médecin inspecteur du travail, lequel agrément approuve et encadre la mission du Service. Le Président du SEMSI informe chaque adhérent de la modification ou du retrait éventuel de l’agrément.

TITRE II – Adhésion – Démission – Radiation

ADHESION

Article 8 – Conditions d’adhésion

Peuvent adhérer, à tout moment, à l’Association toutes personnes physiques ou morales relevant du champ d’application de la Santé au travail définie dans le Code du Travail et relevant de la compétence géographique et professionnelle du SEMSI.

L’employeur désirant adhérer à l’Association en fait la demande par écrit via le site internet www.semsi.fr

La liste des admissions est présentée au Conseil d’administration.

Article 9 – Contrat d’adhésion

L’employeur s’engage, en signant le bulletin d’adhésion, à respecter les obligations qui résultent des statuts, du règlement général ainsi que des prescriptions législatives et réglementaires auxquelles il est tenu de se conformer dans le domaine de la santé au travail.

Les informations fournies par l’employeur au moment de son adhésion doivent notamment mentionner l’activité de l’entreprise, les effectifs occupés dans son ou ses établissements avec indication du poste occupé et des surveillances individuelles renforcées. Le SEMSI délivre à l’employeur un récépissé de son adhésion, lequel précise la date d’effet de l’adhésion sous conditions suspensive du paiement de la cotisation.

Le renouvellement d’adhésion s’effectue par tacite reconduction au 1er janvier de l’année civile.

DEMISSION

Article 10 – Démission

L’adhérent qui entend démissionner doit en informer le SEMSI par lettre recommandée avec avis de réception au plus tard le 30 septembre de chaque année civile, pour prendre effet le 31 décembre, sauf dans les cas de cession, cessation ou de fusion où elle doit intervenir dans les meilleurs délais.

Il devra, en outre, payer les cotisations échues, celles de l’année courante et les sommes dont l’intéressé pourrait être débiteur envers le SEMSI.

L’adhésion à notre service de santé est un engagement pour l’année entière. En signant le bulletin d’adhésion, vous reconnaissez avoir pris connaissance des statuts et règlement intérieur du SEMSI et vous vous engagez à les respecter en tous points.

Conformément à ces textes, aucun remboursement ne sera, par conséquent, effectué.

RADIATION

Article 11 – Radiation

La radiation prévue à l’article 7 des statuts peut être notamment prononcée pour :

▪ Cessation d’activité de l’employeur ou employeur sans salarié
▪ Déménagement de l’adhérent en dehors de la compétence géographique du SEMSI
▪ Non-paiement des cotisations ou factures émises dans les délais indiqués dans les relances de paiement
▪ Refus de fournir les informations nécessaires à l’exécution des obligations en Santé au travail
▪ Opposition à l’accès aux lieux de travail et à la surveillance de l’hygiène et de la sécurité des lieux de travail, telle qu’elle est prévue par la réglementation en vigueur
▪ Obstacle au contrôle des éléments de calcul des cotisations

Durant la procédure préalable à la décision de radiation et dès la survenance des faits ayant conduit à cette procédure, le SEMSI suspendra les prestations qu’elle devrait normalement assurer au bénéfice de l’entreprise en infraction ou défaillante, la responsabilité du seul adhérent concerné étant engagée au regard des prescriptions législatives et réglementaires dans le domaine de la Santé au Travail. Cette suspension est notifiée à l’adhérent par écrit.

A compter de la date de radiation notifiée par lettre recommandée avec avis de réception, l’employeur assume seul l’entière responsabilité de l’application de la législation relative à la santé au travail. L’information est alors donnée à l’inspecteur du Travail.

La liste des radiations est présentée pour information.

TITRE III – Cotisation et Facturation

LA COTISATION

Article 12 – Droits d’entrée

Lors de son adhésion au service, tout adhérent est tenu de payer un droit d’entrée, par salarié figurant sur la liste des effectifs, et dont le montant est fixé chaque année par l’Assemblée générale sur proposition du Conseil d’Administration.

Article 13 – Cotisation due par l’adhérent

Tout adhérent est tenu de payer annuellement une cotisation pour les frais d’organisation et de fonctionnement du Service.

La cotisation est due pour chaque salarié figurant sur l’effectif au cours de la période à laquelle la cotisation se rapporte, même si le salarié n’a été présent qu’une partie de ladite période ou si son contrat de travail a été suspendu. Elle n’est pas liée aux visites médicales.

Le SEMSI ne procédera pas à un remboursement de tout ou partie de la cotisation en cas de diminution de l’effectif de l’entreprise adhérente au cours de l’année.

La cotisation acquittée annuellement par chaque employeur au Service de Santé au Travail auquel il adhère est calculée pour une prestation globale, comprenant à la fois des examens médicaux et des actions sur le milieu de travail dont l’objectif est la prévention des risques professionnels.

Article 14 – Montant de la cotisation

Chaque année, l’Assemblée générale fixe les modalités et les bases de calcul de la cotisation sur proposition du Conseil d’Administration.

LA FACTURATION

Article 15 – L’appel de cotisation

L’appel de cotisation est communiqué aux entreprises adhérentes en début d’année.
Dès réception, les adhérents sont invités à s’acquitter du montant annuel de leurs cotisations, conformément aux dispositions légales en vigueur.

Lors d’une adhésion en cours d’année, le droit d’entrée et le montant de la cotisation sont exigibles dès l’adhésion au Service, et doivent être acquittés dès l’émission de la facture. Sur demande de l’adhérent, un reçu sera délivré.

En cas de non-paiement des cotisations, l’adhérent sera suspendu puis radié dans les formes prévues à l’article 7 des statuts.

Article 16 – Les factures d’embauche

Les examens d’embauche, pour les salariés ne figurant pas sur la liste des effectifs fournis en début d’année ou lors de l’adhésion, font l’objet d’une facturation mensuelle ou trimestrielle sur la base définie par le Conseil d’Administration.

Article 17 – Les factures d’absence

Les convocations aux visites médicales sont adressées à l’employeur au moins 15 jours à l’avance, soit un délai suffisant pour vous permettre de modifier ou annuler le rendez-vous proposé si celui-ci ne convient pas.

Les rendez-vous annulés au minimum 48 heures avant la visite ne seront pas facturés. Dans le cas où ce délai de prévenance ne serait pas respecté, le SEMSI se réserve le droit de facturer le rendez-vous non honoré au tarif fixé annuellement par le Conseil d’Administration.

En effet, les absences non excusées pénalisent l’équipe médicale ainsi que les autres adhérents qui auraient pu bénéficier du créneau horaire.

TITRE IV – Obligations réciproques de l’Association et de ses adhérents

OBLIGATIONS DE L’ASSOCIATION

Article 18 – Eviter l’altération de la santé des travailleurs

Le SEMSI a pour mission exclusive d’éviter toute altération de la santé des travailleurs du fait de leur travail. A cette fin, le service de santé au travail mène l’ensemble des actions prévues aux articles L.4622-2 et suivants du Code du Travail.

Ces missions sont assurées par une équipe pluridisciplinaire de santé au travail comprenant, notamment, des médecins du travail, des infirmiers, et des intervenants en prévention des risques professionnels et seront détaillées dans le titre V du présent règlement intérieur.

Article 19 – Confidentialité des informations et secret médical

Le SEMSI, dans le cadre de ses missions, est amené à traiter des données dites personnelles puisqu’il assure notamment la collecte, l’enregistrement, la consultation des informations concernant directement les salariés de ses adhérents ainsi que leurs informations de santé.

La collecte et le traitement de chacune de ces informations n’intervient que si cela s’avère pertinent et utile par rapport à la finalité de ce traitement, à savoir surveiller la santé des salariés au travail. Il est rappelé que l’équipe médicale chargée de collecter ces données ainsi que l’ensemble du personnel du SEMSI sont soumis au secret professionnel le plus strict, dont le manquement est pénalement sanctionné. A noter que le SEMSI dispose d’un système informatisé de traitement des données.

Conformément à la réglementation applicable sur la protection des données à caractère personnel, les salariés disposent d’un droit d’accès, de rectification, de mise à jour et d’effacement des données personnelles les concernant. Les salariés des entreprises adhérentes peuvent également, pour des raisons légitimes, s’opposer à ce que leurs données fassent l’objet d’un traitement.

Article 20 – Respect de la règlementation générale sur la protection des données

Le SEMSI a élaboré une politique en matière de protection des données à caractère personnel afin de se conformer à la réglementation applicable et notamment au règlement n°2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données.

Le document est consultable et téléchargeable sur le site internet du SEMSI : www.semsi.fr

Article 21 – Indépendance du médecin du travail

Le SEMSI veillera par tous les moyens possibles au respect de l’indépendance technique du Médecin du Travail. Le médecin du Travail doit pouvoir édicter ses avis en toute objectivité médicale et technique à l’abri de toutes pressions.

Les Médecins du Travail étant affectés à des secteurs et à une liste d’entreprises déterminées, une procédure spécifique visant à protéger leur indépendance technique est appliquée au SEMSI pour tout changement (secteurs et/ou de Médecins du Travail) ; le Médecin du Travail doit être en accord avec ce projet s’il n’en est pas à l’origine.

OBLIGATIONS DE L’ADHERENT

En signant le contrat d’adhésion, l’employeur s’engage à respecter les obligations qui résultent des statuts et du règlement intérieur, ainsi que des prescriptions législatives et réglementaires auxquelles il est tenu de se conformer en matière de Santé au travail.

Article 22 – Obligations lors de l’adhésion

L’adhérent est tenu d’adresser au SEMSI dès son adhésion, une liste complète du personnel travaillant dans son ou ses établissements, avec l’indication du poste de travail ou de la fonction des intéressés, de leur date de naissance et date d’entrée dans l’entreprise et de leur catégorie professionnelle. Cette liste sera renouvelée chaque année. S’il y a lieu, il doit notamment y préciser les éléments permettant d’assurer une surveillance individuelle renforcée.

Afin de gérer au mieux les convocations, la liste des effectifs doit être tenue à jour (site internet/espace adhérents). Il incombe à l’adhérent de faire connaître immédiatement au SEMSI les nouvelles embauches, ainsi que les reprises du travail après une absence pour l’une des causes visées à l’article R. 4624-22 du Code du travail (maternité, accident, maladie, accident du travail).

Les adhérents s’engagent à fournir au SEMSI tout élément susceptible de permettre de contrôler l’exactitude de leurs déclarations sur la base desquelles le montant de la cotisation a été calculé.

REGLEMENT INTERIEUR DES ADHERENTS DU SEMSI

Article 23 – Règlement des cotisations

Tout adhérent est tenu de régler sa cotisation ainsi que les factures afférentes dans les 15 jours de réception.

Article 24 – Obligations dans le cadre du suivi individuel des salariés

Pour les visites médicales à effectuer, le SEMSI adresse à l’employeur un bulletin de convocation par mail. En cas d’empêchement, les employeurs doivent informer leur centre de rattachement au plus tard 2 jours ouvrés avant la date du rendez-vous, par appel téléphonique précédant une notification écrite. Cette information nous permet de réaffecter ce créneau de visite à une autre entreprise demandeuse. Les remplacements ne peuvent être effectués qu’avec l’accord du SEMSI.

Tout rendez-vous non honoré et non excusé 48 Heures à l’avance sera facturé.

En outre, il appartient à tout adhérent de rappeler à son personnel le caractère obligatoire du suivi individuel de leur état de santé. Le refus opposé à l’une des convocations ne dispense pas l’adhérent de faire figurer sur la liste des effectifs adressée au Service le nom du salarié qui sera convoqué aux examens ultérieurs.

Article 25 – Communication des documents à l’équipe pluridisciplinaire

L’adhérent communique à l’équipe pluridisciplinaire de Santé au travail l’ensemble des documents et rapports rendus obligatoires par la réglementation en vigueur et nécessaires à la réalisation de leurs missions (document unique d’évaluation des risques professionnels, etc.). Les membres de l’équipe pluridisciplinaire ont l’interdiction de révéler les secrets de fabrication ainsi que les modes d’exploitation dont ils auraient connaissance dans le cadre de leurs missions.

Article 26 – Libre accès aux lieux de travail

L’adhérent s’engage à permettre à l’équipe pluridisciplinaire, ou toute personne intervenant dans le cadre de l’article L. 4644-1 du Code du travail, d’accéder librement aux lieux de travail.

Article 27 – Respect de la règlementation générale sur la protection des données

Les entreprises adhérentes au SEMSI s’engagent à se conformer au règlement n° 2016/679 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation des données (règlement général sur la protection des données – RGPD).

Pour les adhérents bénéficiant du suivi de leurs salariés sur site, toutes les obligations administratives et réglementaires, devant être mises en oeuvre dans le cadre de la protection des données médicales des salariés, resteront à la charge de l’adhérent.

Article 28 – Engagement de non débauchage

Pour préserver l’indépendance du médecin de travail et pour permettre au SEMSI, service interentreprises, d’assurer la continuité dans la fourniture de sa prestation de prévention et d’assistance aux entreprises, l’adhérent s’engage à ne faire aucune action pour débaucher l’un ou l’autre des médecins du travail, salariés du SEMSI, aux fins de constituer son propre service ou pour fournir en contradiction d’intérêt une prestation autonome de santé au travail à l’entreprise adhérente.

TITRE V – Mission et offre de l’association

La mission du service de santé au travail est déclinée en 4 actions

Article 29 – Conseil en Prévention

Les équipes pluridisciplinaires du SEMSI conseillent l’employeur, les travailleurs et les représentants du personnel sur les mesures nécessaires afin notamment :

• D’éviter ou diminuer les risques professionnels,
• D’améliorer les conditions de travail,
• De prévenir la consommation d’alcool et de drogue sur le lieu de travail,
• De prévenir le harcèlement moral ou sexuel,
• De prévenir ou de réduire la pénibilité au travail et la désinsertion professionnelle,
• De contribuer au maintien dans l’emploi des travailleurs.

Article 30 – Action sur le milieu de travail

Les membres de l’équipe pluridisciplinaire de santé au travail du SEMSI conduisent des actions en milieu de travail à visée préventive :

• Visite des lieux de travail permettant le recueil de données et d’informations,
• Etude de poste en vue de l’amélioration des conditions de travail, de leur adaptation ou du maintien dans l’emploi,
• Identification et analyse des risques professionnels,
• Participations aux comités sociaux et économiques lorsqu’ils existent,
• Elaboration et mise à jour des fiches d’entreprises,
• Réalisation de mesures métrologiques,
• Animation de campagnes d’information et de sensibilisation et, de façon générale, la surveillance de l’hygiène et de la sécurité.

Cette liste est non exhaustive.

Les intervenants assurent à cette occasion des missions de diagnostic, de conseil, d’accompagnement et d’appui.
L’employeur adhérent peut solliciter le médecin du travail afin de bénéficier de l’intervention de l’un des membres de l’équipe pluridisciplinaire de santé au travail, sur un besoin identifié.

Article 31 – Surveillance de l’état de santé

Tout travailleur bénéficie d’un suivi individuel de son état de santé assuré par le médecin du travail et, sous l’autorité de celui-ci et sur la base de protocoles écrits du médecin du travail, par le médecin collaborateur, l’interne en médecine du travail ou l’infirmier en santé au travail.

Ce suivi comprend une visite d’information et de prévention (VIP) effectuée après l’embauche dans un délai qui n’excède pas 3 mois par un professionnel de santé. Cette visite donne lieu à la délivrance d’une attestation. Le travailleur bénéficie d’un renouvellement de la visite d’information et de prévention initiale selon une périodicité qui ne peut excéder 5 ans sauf spécificités liées à l’état de santé du salarié qui bénéficie d’un suivi individuel adapté (SIA), pour lequel la périodicité est inférieure.

Les VIP sont organisées à l’initiative du Service de santé au travail. Les convocations sont établies par le secrétariat administratif, compte tenu de la nature des examens à effectuer, de la périodicité devant présider à ces examens, ainsi que de la disponibilité des salariés de l’entreprise adhérente.

Les convocations sont adressées aux entreprises et établissements adhérents à minima 8 jours avant la date de l’examen.

Tout travailleur affecté à un poste présentant des risques particuliers pour sa santé ou sa sécurité ou pour celles de ses collègues ou des tiers évoluant dans l’environnement immédiat de travail défini aux articles L.4624-2 et R.4624-23 du code du travail bénéficie d’un suivi individuel renforcé (SIR) de son état de santé.

Le SIR comprend un examen médical d’aptitude, qui se substitue à la VIP, et qui est effectué préalablement à l’affectation sur le poste. Cet examen ainsi que son renouvellement donnent lieu à la délivrance par le médecin du travail d’un avis d’aptitude ou d’inaptitude. Le renouvellement est effectué selon une périodicité qui ne peut être supérieure à 4 ans. Ce suivi individuel comprend une visite intermédiaire qui est effectuée par un professionnel de santé au plus tard 2 ans après la visite avec le médecin du travail donnant lieu à la délivrance d’une attestation.

Les visites médicales, autres que périodiques, telles que les visites d’embauche ou de reprise de travail, sont effectuées à l’initiative de l’employeur. Les salariés peuvent également, à leur initiative, demander à être examinés par le Médecin du travail.

Dans le cadre de l’examen médical, le médecin du travail peut être amené à réaliser ou à prescrire certains examens complémentaires (R.4624-35 du code du travail) ayant pour objectif de :

▪ Déterminer la compatibilité entre le poste de travail et l’état de santé du travailleur, notamment au dépistage des affections pouvant entraîner une contre-indication à ce poste de travail
▪ Dépister une maladie professionnelle ou à caractère professionnel susceptible de résulter de l’activité professionnelle du travailleur
▪ Dépister des maladies dangereuses pour l’entourage professionnel du travailleur

Les examens complémentaires prescrits sont à la charge du service de santé au travail sauf dans le cadre du suivi des travailleurs de nuit où les examens sont à la charge de l’employeur.

Un dossier médical en santé au travail, constitué par le médecin du travail, retrace dans le respect du secret médical les informations relatives à l’état de santé du travailleur, aux expositions auxquelles il a été soumis ainsi que les avis et propositions du médecin du travail.

Article 32 – Traçabilité des expositions

A travers le suivi de l’état de santé des travailleurs, le Service de santé au travail collecte des données et contribue ainsi à la traçabilité des informations et à la veille sanitaire. L’analyse des données recueillies permet ensuite de définir et d’adapter les politiques nationales et régionales en matière de santé au travail et de prévention des risques professionnels.

TITRE VI – Gestion des litiges

Article 33 – Conciliation préalable

Tout employeur adhérent et le SEMSI s’efforceront de résoudre à l’amiable les difficultés éventuelles qui résulteraient de l’application des statuts ou du présent règlement intérieur. A défaut d’accord amiable, la compétence expresse est attribuée aux tribunaux dans le ressort desquels est situé le siège social du SEMSI.

TITRE VII – Etablissement et modification du règlement intérieur

Article 34 – Etablissement et modification du règlement intérieur

Le présent règlement intérieur est applicable aux adhérents de l’association dès son adoption par le Conseil d’Administration. Pour toutes les dispositions non prévues par le règlement intérieur, les parties s’en remettront aux textes en vigueur. Les dispositions du présent règlement intérieur qui deviendraient contraires aux textes en vigueur seraient nulles de plein droit.

Article 35 – Information

Le présent règlement intérieur a été approuvé par le Conseil d’administration le 19 février 2019.